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Espace Facturation

Espace Facturation est le module de la gamme Espace Affaires dédié à la gestion des factures clients.
De nombreuses entreprises souhaitent réaliser une facturation simple, sans gestion logistique amont. C'est le cas, entre autre, des sociétés ayant une activité de service ou liée au BTP. Espace Facturation vous permet de saisir vos factures directement sur le logiciel. La saisie du corps de la facture est très souple, pouvant s'appuyer sur une table " article ".
Ce logiciel autonome est également intégré aux autres modules de la gamme Espace Affaires, et interfacé avec tout logiciel de comptabilité du marché disposant d'une fonction import.
Le produit dispose de fonctionnalités spécifiques aux facturations récurrentes. Il permet notamment la facturation des contrats suivant des périodicités définies. Le système sait générer les provisions associées à ce type de facturation.

Une facturation clients optimisée

Dans Espace Facturation, trois points sont essentiels : la saisie et l'édition des factures, le déversement automatique dans les logiciels de gestion et de comptabilité, et les facturations périodiques de contrats.

Espace Facturation dispose d'une saisie se décomposant en trois parties :
L'en-tête de facture qui comporte les informations globales de la facture comme le code client, les coordonnées du client facturé, les conditions de règlement
Le corps de la facture pour lequel la saisie s'appuie sur une bibliothèque articles
Une décomposition analytique (facultative) permettant de décomposer chaque ligne de facture en plusieurs lignes analytiques.

Une fois la facture saisie, l'utilisateur peut visualiser la facture finale avant de l'imprimer.
Dès l'impression faite et validée, la comptabilisation des factures est une opération qui génère un fichier d'écritures comptables et qui marque les factures comptabilisées d'un numéro de lot.
Comme dans les autres produits de la gamme Espace Affaires, les notas codifiés vous permettent de suivre l'avancement de vos factures (en attente de validation, en attente des frais de déplacements, etc.).
Toutes les zones de la facture peuvent servir à filtrer les factures.
Le logiciel étant paramétrable et personnalisable, Espace Facturation vous offre la possibilité d'indiquer automatiquement des informations d'en-têtes et de pieds de factures. A chaque nouvelle facture, ces commentaires sont repris par défaut mais peuvent être modifiés si besoin est.
La liaison avec Espace Affaires est totalement intégrée. Ainsi, les recettes sont affectées directement sur les affaires.

Gestion des contrats

Dans le cas de factures récurrentes, et ce, toujours dans l'optique d'éviter toute ressaisie, vous avez la possibilité de créer vos contrats. Une facture modèle sur laquelle vous indiquerez les prestations à facturer au titre du contrat est tout d'abord créée. Vous définirez ensuite, sur chaque contrat, la périodicité de facturation et le modèle de facture à utiliser, ainsi que le type de facture à générer.
Aussi, une procédure standard permet de générer des factures à une date donnée.
Vous avez également la possibilité de variabiliser certaines informations à l'aide de balises. Ainsi, les informations variables (" Selon le contrat n° XXX pour la période du JJ/MM/AA au JJ/MM/AA " par exemple) portées sur la facture sont déterminées automatiquement au moment de la génération de la facture.
Le logiciel vous permet de calculer et de générer les produits constatés d'avance ou les travaux en cours, liés aux contrats.

Des fonctions automatisées

Espace Facturation vous offre la possibilité de définir des tarifs par clients, par dates, périodes (début / fin). La saisie d'un coefficient permet de majorer ou minorer le prix que vous souhaitez afficher, le prix de vente correspondant au produit du prix et du coefficient.
Aussi, vous pouvez paramétrer différents types de factures clients, afin, notamment, de définir des factures, avoirs, factures proforma et leurs caractéristiques.